Comment choisir un bon syndic d’immeuble ?

Lorsque la propriété d’un immeuble est répartie entre deux ou plusieurs personnes, ils parviennent difficilement à s’entendre sur sa gestion. Conformément à la loi du 10 juillet 1965 relative à la copropriété, cette dernière impose aux copropriétaires l’obligation de le confier à un syndic.

Le syndic est un maillon important pour le bon fonctionnement de la copropriété. Lorsque nous choisissons le meilleur candidat pour ce poste, nous avons tendance à avoir une copropriété à jour et nous voyons une harmonie indescriptible entre les voisins.

C’est à cette personne qu’incombe la tâche de gérer les parties communes d’un bien immobilier. Néanmoins, certaines qualités sont indispensables pour remplir efficacement cette fonction. Qui sont-elles en vrai ? Besoin d’en savoir ? Vous êtes au bon endroit.

 

Quelles sont les qualités requises pour choisir un bon syndic d’immeuble ?

 

En effet, un tel choix doit être effectué avec sagesse après de longues réflexions lors de l’assemblée générale. Vous ne devriez pas voter pour n’importe qui. Vous êtes censé choisir quelqu’un de responsable qui sera capable de s’engager avec vous pour une période déterminée. À cet effet, les qualités ci-dessous lui sont fortement requises :

 

Un syndic bien compétent

 

En matière de gestion, les copropriétés n’entraînent pas toutes les mêmes degrés de responsabilité. Plus une construction est grande, plus les charges liées à son administration sont importantes.

Ainsi, les immeubles de petite taille peuvent bien être gérés par de petites structures. Néanmoins, il est plus avisé de confier la gestion d’un grand bâtiment faisant plus de 20 lots à un organisme spécifique.

En effet, les syndics sont des personnes qui ont de lourdes charges de travail. Un seul cabinet peut se voir confier plus de 2000 lots d’immeubles. Le problème ne se pose pas lorsque le professionnel travaille au sein d’une grande structure.

Il est entouré d’un personnel imposant qui se répartit la charge de travail, ce qui la rend plus légère et moins difficile à gérer. Néanmoins, au sein des structures de petite taille, le personnel n’est pas assez important.

Par conséquent, à partir d’une certaine quantité de travail, le syndic se retrouve débordé. De ce fait, il laisse traîner le travail en ayant pas ce qu’il faut pour assurer une gestion efficace. Le fait de confier votre copropriété à un grand cabinet permet de pallier les risques d’impayés.

 

Que faire en cas de litige ?

 

En effet, un administrateur de biens qui néglige les impayés peut conduire à un déséquilibre des comptes d’un immeuble. Cependant, il n’est pas non plus judicieux de contacter un avocat au premier impayé.

La procédure risque d’occasionner d’importantes dépenses pour la copropriété. Or, pour les dettes dont le montant est en dessous de 10 000 €, on peut directement saisir le tribunal d’instance gratuitement sans recourir à un avocat. Votre syndic devrait le savoir.

Ainsi, il est essentiel de vous assurer de la disponibilité d’un syndic avant de lui confier la gestion de votre immeuble. Informez-vous sur sa politique concernant les litiges liés à la copropriété.

Ensuite, questionnez-le sur sa manière de procéder à l’amiable et le montant à partir duquel il enclenche la procédure contentieuse. Si les informations obtenues conviennent à vos attentes, c’est alors le moment de vérifier l’attractivité du tarif.

 

Un syndic doté d’un sens d’organisation et de respect des réglementations

 

Après quelques investigations, l’UFC-Que choisir (Association de consommateurs) et l’ARC (Agence de Revenu au Canada) ont relevé de nombreuses irrégularités dans les contrats groupes proposés par les principaux administrateurs de biens pour les syndics.

En effet, ces derniers procèdent généralement à la facturation de frais annexes au forfait de base. Ces coûts supplémentaires peuvent parfois aller jusqu’à 50% de la tarification normale.

La technique qu’utilisent les grands groupes consiste à brader leur forfait de base afin d’attirer le plus de copropriétaires. Ensuite, ils comblent le manque à gagner avec une partie des extras et le reste fait office de bénéfice supplémentaire.

Compte tenu de ces évènements, pour choisir un syndic, assurez-vous que celui-ci respecte la réglementation appliquée à la profession, notamment l’arrêté Novelli. En effet, ce dernier liste l’ensemble des prestations qui doivent figurer dans le forfait de base.

En général, le contrat d’embauche du syndic est un contrat d’adhésion. Toutefois, cela n’est pas une raison pour ne pas tenter de négocier les tarifs des prestations. Les coûts à surtout revoir sont ceux relatifs aux assemblées générales en dehors des heures ouvrables.

Vous pouvez aussi obtenir des réductions sur les tarifs des états datés. En effet, leurs coûts sont parfois exagérés alors qu’ils ne devraient normalement pas excéder 250 euros.

Veillez aussi à ce que le pourcentage de gestion des emprunts n’aille pas au-delà de 0,5 %. Par ailleurs, en référence à l’arrêté Novelli, évitez qu’une facturation supplémentaire soit intégrée au contrat de base.

 

Pouvons-nous négocier du tarif avec le syndic d’immeuble ?

 

Cependant, la négociation du tarif avec le syndic peut s’avérer une tâche ardue, surtout pour une copropriété de petite taille. Toutefois, il existe des facteurs susceptibles de faire basculer la donne. Par ailleurs, restez vigilant face aux longs contrats et surtout aux éléments inscrits en tout petit caractère.

C’est un subterfuge dont se servent les personnes de mauvaise foi pour duper leurs cocontractants. Si l’énoncé de certaines prestations vous paraît ambigu, demandez au professionnel de vous les expliquer par écrit.

À défaut, supprimez ces parties du contrat. Faites de même en cas de clauses douteuses. Alors, si le syndic accepte vos conditions et commence à gérer votre bien, assurez-vous de sa rigueur dans la tenue des comptes.

 

La rigueur dans la tenue des comptes

 

La tenue des comptes de copropriété est un peu complexe. Cela nécessite que le syndic ait quelques connaissances de base en comptabilité. En effet, il est appelé à surveiller rigoureusement les différentes opérations d’entrée et de sortie d’argent dans le compte de la copropriété. C’est une tâche qui demande du temps et qui peut très vite devenir ennuyeuse pour le gestionnaire.

Pourtant, certains indicateurs sont indispensables pour juger de la bonne gestion de votre copropriété et de votre trésorerie. Et cela ne se limite pas à faire correspondre aux factures et dépenses comme le font souvent de nombreux copropriétaires.

C’est une véritable tâche de gestion financière qui lui incombe. Elle consiste également à établir le budget prévisionnel de la copropriété.

Ensuite, le syndic devra couvrir toutes les dépenses nécessaires à l’entretien et au fonctionnement de la copropriété qui sont successivement le recouvrement des impayés, le paiement des factures des fournisseurs et ainsi de suite.

 

Comment sont-ils gérés les comptes de copropriété ?

 

Or, une gestion peu orthodoxe des comptes de copropriété se reflète au niveau des délais de paiement. En effet, il s’agit de la situation où le syndic ne parvient pas à couvrir les impayés à temps.

Vous pouvez le constater en vérifiant la date des ordres de services et celle à laquelle les sommes sont débitées sur le compte bancaire. Un syndic sérieux ne laisse rien au hasard dans la trésorerie de la copropriété et assure sa bonne planification.

Afin que vos factures soient payées à temps, l’idéal est que le syndic mette en place des comptes séparés. Cela est d’ailleurs une obligation pour le syndic conformément à la loi ALUR ou loi Duflot du 27 mars 2014. La seule liberté dont dispose le syndic en la matière, c’est celle de choisir l’établissement bancaire où le compte sera ouvert.

Toutefois, certains syndics facturent en annexe les frais d’ouverture du compte séparé. Par contre, d’autres cabinets les incluent dans la rémunération de base. L’idéal est d’opter pour la seconde catégorie. Par ailleurs, pourvu que le syndic que vous aurez choisi soit joignable et réactif.

 

Un syndic joignable et réactif

 

Aujourd’hui, aucun professionnel ne peut se passer des outils modernes de communication. Le métier de syndic n’y échappe pas non plus. En effet, il est indispensable que le gestionnaire soit en contact permanent avec les copropriétaires.

À défaut, il faut qu’il communique au moins avec le conseil syndical. Alors ce dernier transmettra au syndicat des copropriétaires les informations relatives à la gestion de la copropriété.

Le manque de réactivité d’un syndic peut très vite agacer les copropriétaires. Normalement, il ne devrait pas laisser un message sans y répondre pendant plus de 48 heures. Ce genre d’attitude révèle un manque de professionnalisme.

Par ailleurs, l’idéal est d’opter pour un syndic en ligne. En effet, les gestionnaires qui proposent leurs services sur la toile, obtiennent au préalable une autorisation de la chambre de commerce et d’industrie. Cette dernière délivre aux syndics en ligne une carte attestant de leur statut de professionnel.

Vous pouvez laisser toute l’administration de votre copropriété aux mains d’un gestionnaire en ligne, que ce soit les éventuels travaux, les convocations à l’AG (Assemblée Générale), la comptabilité…etc.

Le seul bémol lié à ce type de gestionnaire est son caractère inamovible. Il revient aux copropriétaires de s’occuper de la gestion quotidienne et de lui signaler les éventuels problèmes liés à l’immeuble.

Par ailleurs, ceux-ci devront collaborer avec le professionnel, qui leur indiquera la démarche à suivre pour l’élaboration des devis et le suivi des travaux. C’est aussi en suivant les directives du syndic en ligne que les copropriétaires organisent la tenue des assemblées générales.

 

Que retenir ?

 

En résumé de ce qui a été mentionné, pour choisir votre syndic en ligne, assurez-vous qu’il dispose des aptitudes adaptées à votre copropriété. En effet, lorsqu’une copropriété occupe une certaine étendue, un petit cabinet de syndics ne sera pas en mesure d’en assurer une bonne gestion et administration.