Peut-on externaliser la gestion de copropriété à des entreprises spécialisées ?

“Je n’arrive plus à gérer toutes les responsabilités de la copropriété, je cherche de l’aide” a réclamé un syndic d’immeuble. Absolument, gérer une copropriété est une mission un peu compliquée surtout s’il s’agit d’un immeuble à plusieurs appartements : gestion de colis, de courriers, de la comptabilité … etc. Le syndic ne saura plus où donner sa tête. 

Qu’en pensez-vous d’externaliser l’ensemble ou une partie de la gestion de copropriété à des entreprises spécialisées ? Il est temps d’en parler lors de la prochaine assemblée générale. Votre syndic vous en remerciera ! 

Dans cet article de blog, nous allons vous parler des responsabilités que vous, en tant que copropriétaire, vous pouvez confier à des cabinets spécialisés afin de faciliter la tâche à votre syndic. 

 

Qu’est-ce que nous pouvons externaliser pour une bonne gestion de la copropriété ?

 

Effectivement, la gestion de copropriété nécessite un suivi régulier des comptes, des contrats, des travaux, etc. Les responsabilités de l’immeuble ne cessent de s’accroître, et la bonne gestion doit suivre. Confier toute la gestion de la copropriété de A à Z au syndic de l’immeuble peut entraîner une surcharge de travail, des erreurs et des conflits entre les copropriétaires. 

En effet, dans les grands immeubles et les résidences collectives, la gestion de l’immeuble peut s’avérer ardue au syndic de copropriété en raison de la complexité des tâches, du nombre de copropriétaires et des contraintes juridiques. 

L’idéal est de l’externaliser. Dorénavant, les copropriétaires sont de plus en plus nombreux à se demander quelles tâches peuvent être externalisées et confiées aux entreprises spécialisées en matière de gestion de l’immeuble.

 

Les archives

 

Parmi les éléments qui peuvent-être externalisés pour la gestion de copropriété, nous trouvons les archives. Cette activité aura tendance à être importante pour les immeubles qui datent des années, où des documents administratifs ont besoin d’être archivés. 

Cependant, il est déconseillé de garder les papiers de l’immeuble et du syndic à l’intérieur de la copropriété. Les sinistres sont imprévisibles, il se peut que les papiers administratifs soient disparus et/ou endommagés suite à un incident survenu à l’immeuble.

En effet, déléguer les archives de copropriété est régi par la loi n°65-557 de l’article 18 de 1965. Bien que la prise de cette décision soit votée à la majorité, elle autorise au syndic d’immeuble de confier les archives de copropriété à des entreprises spécialisées dans l’objectif de faciliter la gestion de copropriété.

 

Gestion comptable et financière

 

L’externalisation de la gestion financière de copropriété consiste à tenir à jour la comptabilité de l’immeuble et d’assurer une bonne maîtrise des coûts. De même, l’entreprise qui se charge de la sous-traitance permet d’établir le budget prévisionnel nécessaire pour payer les frais de réparation et d’entretien des parties communes de l’immeuble.

Ce n’est pas tout, l’entreprise choisie pour gérer la copropriété aura pour mission d’effectuer un suivi des dépenses et de recouvrir les charges et les dépenses d’immeuble qui y sont associées. 

 

Gestion administrative

 

La gestion d’une copropriété est une tâche complexe qui nécessite des compétences en comptabilité, en droit, en gestion des ressources humaines, etc. Ces compétences sont nécessaires pour garantir une gestion efficace et efficiente de la copropriété.

Certes, l’externalisation de la gestion de copropriété a pour objectif de faciliter la tâche au syndic et l’aider à tenir un immeuble en bon fonctionnement. Le syndic joue donc le rôle d’intermédiaire entre l’entreprise chargée de la sous-traitance et les copropriétaires de l’immeuble.

 

Gestion technique et travaux 

 

L’entreprise à laquelle la gestion de copropriété sera déléguée, aura l’obligation de se charger des travaux d’entretien et de réparation pour garder l’aspect esthétique de l’immeuble en bon état. C’est à elle qu’incombe la gestion de travaux et le contact des professionnels pour effectuer les réparations nécessaires et les surveiller tout au long des travaux entamés.

 

Les avantages de l’externalisation de la gestion de copropriété

 

L’externalisation de la gestion de copropriété à des entreprises spécialisées a pour objectif d’assurer un bon nombre d’avantages. Entre autres, nous trouvons : 

 

Maîtrise des dépenses et des ressources 

 

L’externalisation permet d’optimiser le flux de la trésorerie de l’immeuble et de minimiser l’exploitation de ressources. Les coûts et les charges de la copropriété sont calculés correctement. Ainsi, les documents financiers, les factures et les dépenses vous seront communiqués en temps réel pour vous permettre de garder un suivi sur la copropriété. 

 

Gestion sereine 

 

Déléguer la gestion locative de votre immeuble à des cabinets spécialisés permet d’accélérer le traitement de dossiers dans les meilleurs délais et d’assurer un bon relationnel avec les résidents de la copropriété. Ce qui permettra au syndic de tenir d’autres responsabilités liées au fonctionnement de la copropriété. 

 

Optimisation du temps et des ressources 

 

En fait, gérer une copropriété de manière efficace et efficiente est désormais possible grâce à l’externalisation. Dorénavant, les responsabilités les plus lourdes de l’immeuble seront assumées par des entreprises spécialisées, des professionnels de la gestion de copropriété, qui n’ont pas droit à l’erreur. En effet, les erreurs peuvent avoir des conséquences graves pour les copropriétaires.