Gestion d’une copropriété : l’important à savoir

Savoir bien gérer la copropriété fera toute la différence dans sa gestion.  Pour que le liquidateur puisse effectuer une grande gestion, il faut avant tout savoir bien gérer la copropriété, c’est-à-dire qu’il doit avoir de l’organisation financière, juridique et surtout de la patience.

Aujourd’hui, gérer une copropriété c’est gérer une petite entreprise, selon la copropriété, c’est comme gérer une entreprise de taille moyenne ! Il faut beaucoup d’attention dans tous les secteurs pour rester dans les limites de la loi, alors comment gérer une copropriété sans problème tout en maintenant des coûts de gestion bas ?

Pour gérer une copropriété, il est nécessaire d’avoir des connaissances comptables, sociales, civiles, en plus des domaines administratifs, pour ceux qui veulent être un bon syndic. En dehors de ces compétences, il faut avoir beaucoup de patience avec les autres locataires et être médiateur des conflits.

 

Qu’est-ce que la gestion de copropriété ?

 

La gestion de la copropriété consiste en sa bonne administration, ce qui implique de nombreuses responsabilités financières, juridiques, relationnelles, entre autres. Comme il s’agit d’une fonction très complexe, elle nécessite une planification organisée et cohérente. Voici les différentes fonctions de gestion de copropriété :

 

• Gérer les finances qui comprennent le compte bancaire, la gestion des dépenses et des recettes , etc..
• Élaborer des comptes rendus.
• Préparer la paie des employés.
• Contrôler le paiement des charges sociales.
• Organiser une réunion.
• Assurer le respect de la convention collective.
• Concilier les conflits.
• Surveiller l’entretien périodique.
• Prendre soin des parties communes.

 

Quels sont les types de gestion de copropriété ?

 

La copropriété peut avoir différents types de gestion. Il appartient au groupe de choisir la meilleure alternative. La plus courante est d’avoir un syndic responsable des principales décisions. Cependant, cela peut avoir des paramètres différents. Vérifiez, dans les lignes suivantes, les modes les plus courants parmi les entreprises.

 

Autogestion de copropriété

 

Dans les copropriétés qui optent pour l’autogestion, les résidents gèrent eux-mêmes la comptabilité et les autres questions juridiques et un membre de la copropriété est élu à l’assemblée en tant que syndic pour répondre légalement des décisions.

Il est important que la personne qui assume ce rôle soit consciente qu’elle aura de nombreuses responsabilités. Pour cette raison, c’est une alternative plus viable pour les petits complexes résidentiels. 

Certaines copropriétés votent une rémunération ou une prime pour la personne qui assume cette tâche. Cependant, il n’est pas obligatoire de payer l’administrateur résident et il n’y a pas non plus de plancher pour le montant convenu.

 

Gestion avec liquidateur professionnel

 

La copropriété peut engager un liquidateur professionnel, spécialisé dans cette fonction et travaillant pour une société sous-traitante ou agissant en tant qu’indépendant. Cette personne est expérimentée dans les étapes les plus importantes pour une bonne gestion et peut être un grand atout pour les grands développements domiciliaires.

 

Autogestion assistée

 

L’alternative est de vous appuyer sur l’assistance d’une société pour gérer la copropriété. L’autogestion assistée est envisagée lorsque le gérant résident fait appel à d’autres professionnels pour partager les fonctions, par exemple un comptable qui vérifie les comptes de la copropriété.

 

Gestion avec administrateur 

 

Enfin, une alternative très courante consiste à embaucher un administrateur pour la copropriété. Il s’agit d’une entreprise qui se chargera de tous les aspects administratifs, dans le respect de la convention interne et de la législation en vigueur. Ainsi, le syndic a pour fonction de contrôler l’action de l’entreprise conventionnée et de gérer les autres responsabilités du lieu.

 

Les points importants pour la gestion de copropriété

 

Afin de réussir sa gestion de copropriété, il est indispensable d’observer quelques précautions. 

 

Informez-vous

 

Prendre en charge la gestion d’une copropriété ne peut être une décision impulsive.  Si les gens savaient le travail qu’il faut pour être à la tête de cette direction, ils réfléchiraient à deux fois avant de vous engager.

Par conséquent, si une personne veut vraiment devenir fiduciaire, elle doit avant tout étudier. Il y a beaucoup de contenu disponible sur Internet. Par conséquent, vous préparer au poste est la première chose à faire pour assurer une gestion sécuritaire de la copropriété.

 

Assemblez un bon organe de gestion

 

La gestion des copropriétés a beaucoup changé ces dix dernières années. Aujourd’hui, le professionnalisme fait partie de la posture de la plupart des administrations. Pour cette raison, il est essentiel d’avoir un organe de gestion, c’est-à-dire une sous-direction et des conseillers qui ait vraiment la volonté de travailler et pas seulement de contrôler le travail effectué par le liquidateur. 

L’organisme doit être activement impliqué, en apportant son soutien et ses suggestions. Sans cet accompagnement, le liquidateur court le risque de se retrouver seul à tout gérer.

 

Engagez un bon administrateur

 

Comme nous l’avons vu, le syndic a de nombreuses fonctions. Il existe 143 responsabilités différentes. En effet, aujourd’hui, le droit de la copropriété est devenu très complet, proche de celui des sociétés. Par conséquent, c’est une option d’avoir le support technique d’un bon administrateur. Le  service fournira des conseils sur :

 

• Les tâches fiscales.
• La sécurité sociale, les ressources humaines.
• Les achats et la sélection de fournisseurs.

 

Les missions sont nombreuses et peuvent être difficiles pour ceux qui ont peu d’expérience. 

 

Avoir un service juridique

 

Tout ce qui se règle dans une copropriété a un caractère juridique : assemblées , envoi de convocations, charges, contrats et procès-verbaux. Les problèmes juridiques concernant les copropriétés peuvent également être graves, surtout si la personne en face de l’administration ne comprend pas très bien les processus et finit par se tromper.

Un professionnel spécialisé pourrait être chargé d’analyser les contrats et de faire des notifications, par exemple. Dans ces cas, l’alternative de vous appuyer sur des conseils juridiques en dehors de l’administrateur peut éviter des inconvénients et des pertes majeurs.

 

Réaliser des audits

 

Traditionnellement, ce que l’administration de la copropriété comprenait comme un audit était un système ancien, dans lequel les dossiers de comptes de la copropriété circulaient entre les conseillers. 

 

Favorisez la communication

 

Confier à une seule personne la gestion d’un bien commun à un objectif très clair : faciliter la vie des habitants. En payant à temps et en respectant les règles, ils s’attendent à retrouver le maximum de confort. Il est donc essentiel de chérir une communication bien faite, qui délivre les informations nécessaires au propriétaire sans qu’il ait à courir après.

 

Avoir une compagne d’assurance

 

Dans le but de réduire la valeur des charges de copropriété et d’améliorer l’image auprès des résidents, les liquidateurs ont tendance à essayer d’économiser sur tout. Cela vaut pour la compagne d’assurance. La vérité est qu’une police moins chère qui ne couvre que les éléments de base (incendie, explosion, tremblement de terre et accident d’avion) ​​n’a pas une valeur significativement inférieure à celle d’une version plus complète. 

 

Effectuer une bonne gestion des comptes et un contrôle des impayés

 

Dans une bonne gestion de copropriété, il est nécessaire que le syndic ou l’administrateur puisse contrôler les comptes et les défaillances des résidents. Ainsi, un contrôle financier efficace est nécessaire, afin que le processus de gestion apporte de bons résultats pour la copropriété.

Pour réaliser une bonne gestion de compte, l’administrateur doit avoir un secteur spécifique pour cela. Cependant, ce domaine doit être bien aligné avec l’ensemble de l’entreprise afin d’obtenir de bonnes performances. Pour réussir la gestion financière d’une copropriété , soyez conscient de ces éléments :

 

• flux de trésorerie

 

C’est là que l’administrateur et le syndic auront le contrôle de toutes les entrées et sorties des finances de la copropriété, en pouvant organiser et planifier les jours de paiement et contrôler les recettes afin qu’il y ait un solde et que l’immeuble ne reste pas dans la perte.

 

• les comptes fournisseurs 

 

ll est nécessaire d’avoir le contrôle sur toutes les dépenses de la copropriété, des dépenses mensuelles fixes telles que les factures d’électricité, d’eau et de gaz, ainsi que le paiement des employés et des services externalisés.

 

• Comptes débiteurs 

 

Sont un contrôle sur les recettes des copropriétés, dont la principale source est le paiement des charges de copropriété effectuées par les résidents. Il est important d’avoir ce suivi pour identifier un cycle de revenus et les dates d’échéance des bordereaux.

 

• Contrôle de la délinquance

 

Ici, il faut savoir contrôler la délinquance des copropriétaires. L’administrateur et le syndic doivent encourager les résidents à ne pas avoir de dettes, car les améliorations de l’immeuble dépendent de ce paiement. S’il y a un débiteur, il est nécessaire de connaître le bon moment pour recouvrer et les actions nécessaires face à cette situation.

 

• Promouvoir la médiation des conflits

 

Dans une bonne gestion de copropriétés, il est extrêmement important de savoir gérer les conflits, car ils sont fréquents lorsque des personnes aux opinions et aux coutumes différentes vivent au même endroit.

 

Utiliser un logiciel de gestion de copropriété

 

Enfin, pour avoir une bonne gestion, il est nécessaire d’automatiser les processus et les tâches qui sont effectués. Pour cela, vous pouvez compter sur l’aide d’un logiciel de gestion de copropriété . Cet outil aide à la gestion du temps, ce qui est un aspect clé pour augmenter la productivité de l’administration.