Comment les dépenses de la copropriété sont-elles comptabilisées ?

L’administration de la copropriété doit se faire comme celle d’une société, comme nous l’avons déjà dit. Les sociétés gestionnaires font ce travail et empêchent le syndic d’entrer dans de petits problèmes, mais il doit être très attentif à la vérification des comptes pour ne pas avoir des problèmes futurs, car c’est lui qui répond.

Premièrement, il doit y avoir une planification des comptes, cette planification doit être basée sur les dépenses des années précédentes plus les réajustements.

Si la copropriété planifie ses charges à l’année il est plus difficile d’avoir de mauvaises surprises, bien sûr des imprévus apparaîtront toujours, mais même ils doivent être provisionnés.

 

Dépenses de la copropriété : les éléments à prendre en compte

 

• Les dépenses périodiques telles que : recharge des extincteurs, extermination, nettoyage des réservoirs d’eau, entre autres, doivent être estimées.

 

• Il est bon de travailler avec un pourcentage de défaut supérieur à la moyenne des années précédentes, même si la copropriété n’a pas d’historique de défaut (dans ce cas, utilisez 10 %).

 

• Les dépenses liées aux vacances et au 13ème salaire doivent être provisionnées, une « épargne » du montant approximatif doit être réalisée mensuellement, afin qu’il n’y ait pas de dépense supplémentaire en fin d’année.

 

• Le fonds de réserve est prévu à la réunion et au contrat de copropriété et doit également être provisionné.

 

• Il est important de lister toutes les améliorations, de faire un ordre de préférence à réaliser tout au long de l’année. Idéalement, la copropriété dispose d’un fonds spécifique pour ce genre de dépenses.

 

• Si la copropriété a un surplus, c’est-à-dire que les dépenses ont été payées, les fonds ont été séparés (réserve, main-d’œuvre et travaux), s’il y a encore un surplus, cela doit être appliqué pour gagner des intérêts à la copropriété.

 

• Il est conseillé de diviser tous les frais en 12 versements, afin de ne pas alourdir certains mois et d’avoir une valeur moyenne de la copropriété, la moins variable possible.

 

Qu’est-ce que le compte fournisseur ?

 

Le compte à payer n’est rien de plus qu’un contrôle des dépenses qui doivent être enregistrées. Avec ce contrôle, vous pouvez vérifier les flux de trésorerie et savoir où vont les dépenses futures.

Le contrôle des comptes fournisseurs est simple, mais il faut être prudent, car l’argent dans la caisse ne signifie pas le reste, il est donc toujours bon d’avoir une prévision des dépenses pour ne pas vous perdre.

Pour vous aider dans cette tâche, une simple feuille de calcul est fondamentale, pour organiser et prévoir ce que vous devez payer.

Il est également bon d’avoir les comptes physiques dans un dossier daté, donc si vous oubliez d’entrer le compte du jour dans le tableur, vous en serez conscient lors de la vérification des comptes du jour pour ne pas retarder le paiement. 

 

Qu’est-ce que le compte débiteur ?

 

Il est essentiel de garder vos finances organisées, les comptes débiteurs consistent à maintenir une routine d’émission de bordereaux le bon jour. L’idéal est d’avoir toujours le même jour du mois pour l’émission des billets. Une fois émis, ils doivent être contrôlés, les banques ont déjà ce contrôle des reçus en ligne, mais il est prudent d’avoir une feuille de calcul où vous marquez qui a payé et quand il a payé, s’il y a eu une amende, des intérêts ou des majorations.

Un autre point qui doit être organisé concerne le défaut, avant de facturer, il faut comprendre que le délai de paiement de la banque pour l’indemnisation peut aller jusqu’à 4 jours, toute facturation avant cette date peut entraîner une gêne inutile.

Effectuez d’abord le paiement par e-mail, en demandant toujours que s’il a déjà été payé, ignorez cette communication, si vous ne pouvez pas le faire par ce moyen, utilisez une lettre normale. Attendez quelques jours, nous suggérons une semaine et si la dette persiste, contactez-nous par téléphone.

 

Flux de trésorerie 

 

Ceci, comme les comptes débiteurs et créditeurs, est un instrument de gestion financière, il contrôle tous les mouvements, c’est-à-dire les entrées et sorties de ressources pendant une certaine période de temps.

Cet instrument doit être utilisé quotidiennement, visant le contrôle financier, ce n’est qu’alors que pour pouvoir payer vos factures à temps et prévoir les dépenses futures, telles que la mise à jour des reçus et les frais nécessaires.

 

Comptabilité de copropriété

 

L’imputabilité n’est pas seulement une mesure de transparence du syndic devant la copropriété, mais une obligation imposée par le Code civil. La reddition des comptes et le budget prévisionnel doivent être faits et approuvés annuellement en assemblée générale, nous énumérerons la documentation nécessaire à cette provision.

 

• Certificats de décharge du revenu fédéral, ils doivent provenir à la fois de la copropriété, de l’administrateur, le cas échéant, et des entreprises sous-traitées qui fournissent des services à la copropriété tels que :

 

• AVCB.
• NR 5, 7 et 9.
• Certificat des sapeurs-pompiers.
• Inspection de paratonnerre.
• RIA d’ascenseurs.
• Assurance du bâtiment et des employés.
• Certificat d’extermination et de lavage des réservoirs d’eau.

 

En plus de la documentation ci-dessus, un bilan est nécessaire, ce dernier doit démontrer des éléments relatifs aux employés (salaire, vacances, 13e, avantages sociaux et tout ce qui s’y rapporte).

D’autres éléments sont afférents à des factures fixes (eau, électricité, téléphone, entre autres) et variables liées à l’entretien et aux améliorations.