Syndic d’immeuble : principales tâches et missions

Le syndic d’immeuble est un organe indispensable dans une copropriété. Il s’agit en réalité d’une personne physique ou morale chargée essentiellement de l’administration des parties communes de l’immeuble et de la représentation du syndicat des copropriétaires.

Une fois élu, le syndic agit comme représentant légal du syndicat des copropriétaires et le représente dans tous ses actes et ses actions de justice. Quelles sont les principales tâches et missions du syndic d’immeuble ? Dans cet article, vous trouverez tous les détails. Promis !

 

Mission 1 : la gestion administrative de la copropriété

 

L’une des premières missions du syndic d’immeuble concerne principalement la gestion administrative de la copropriété. Dans ce cadre, il doit, tout d’abord, établir et tenir à jour la liste de tous les copropriétaires ainsi que les lots qui leur appartiennent.

Toujours dans sa mission de gestion administrative, le syndic d’immeuble se doit convoquer, et ce, au moins une fois par an, une assemblée générale de copropriété. Il s’agit en réalité d’une réunion au cours de laquelle sont prises toutes les décisions importantes concernant la copropriété.

À cette occasion, le syndic, avec la collaboration du conseil syndical, établit l’ordre du jour. Une fois l’assemblée terminée, c’est également le syndic qui s’occupe de la rédaction et de l’envoi du procès-verbal aux copropriétaires.

Par ailleurs, le syndic d’immeuble, par la suite, est chargé de l’exécution des délibérations de l’assemblée. Étant donné que la loi ne fixe aucun délai pour exécuter les décisions, il est d’une nécessité évidente d’en faire mention dans la résolution.

Pour finir, le syndic est investi de la mission d’immatriculer la copropriété sur un registre recensant l’identité du syndicat, sa date de création, le nombre et la nature des lots, le nom du syndic, les données financières…etc.

Il est également important de rappeler que le syndic a pour tâche de conserver des archives de la copropriété. Dans le cas où il déciderait de déléguer cette tâche, la copropriété doit nécessairement l’approuver. Car, le syndic ne peut réclamer les frais de garde pour cette tâche.

 

Mission 2 : la gestion financière de la copropriété

 

La mission de gestion financière de la copropriété déléguée au syndic englobe essentiellement la tenue de la comptabilité du syndicat et la position de chaque copropriétaire.

En cas de besoin, le syndic d’immeuble doit être en mesure de présenter ces documents au conseil syndical. Aussi, il devra établir le budget prévisionnel pour chaque exercice.

De plus, le syndic d’immeuble se charge de la collecte des charges de copropriété en envoyant des appels de fonds. Dans le cas échéant, il doit recouvrir les charges impayées. En outre, le syndic, au cours de l’assemblée générale des copropriétaires, doit rendre compte de sa gestion financière.

Il doit également, lors de la présentation des comptes, demander aux copropriétaires l’approbation de sa gestion. Sachez que pour l’exercice de sa mission, le syndic a l’obligation de procéder à l’ouverture d’un compte séparé au nom du syndicat des copropriétaires.

 

Mission 3 : l’entretien de l’immeuble

 

Une autre mission du syndic d’immeuble prend compte l’entretien de la copropriété. Dans ce contexte, il devra pourvoir à la conservation et à la garde de l’immeuble.

Les réparations de moindre envergure et les travaux d’entretien courant sont donc à sa charge. Toutefois, s’il n’y a pas d’urgence, les travaux de grande importance doivent être autorisés par l’assemblée générale de copropriété.

Une autre tâche inhérente à la mission d’entretien de l’immeuble consiste en la signature des contrats essentiels au fonctionnement de la copropriété. Nous retrouvons notamment les factures d’entretien des parties communes et des équipements communs, les contrats de fourniture d’eau, d’électricité, de gaz…etc.

En ce qui concerne le carnet d’entretien, c’est également le syndic qui doit l’élaborer et le tenir à jour.

 

Mission 4 : la gestion du personnel de la copropriété

 

D’un côté, le syndic d’immeuble gère le personnel de la copropriété. Il faut déjà comprendre que les salariés de la copropriété tels que le gardien, le concierge ou encore le jardinier sont les employés du syndicat des copropriétaires, et non du syndic.

Néanmoins, ils sont tous sous l’autorité du syndic. À ce titre, ce dernier s’occupe de l’embauche et du licenciement des employés du syndicat.

De l’autre côté, les bulletins des salariés ainsi que le remplacement du personnel absent pendant son congé, arrêts maladie ou maternité reviennent aussi au syndic d’immeuble. Par contre, il ne peut embaucher du personnel supplémentaire sans demander l’autorisation des copropriétaires réunis en assemblée générale.

 

Mission 5 : la représentation du syndicat des copropriétaires

 

Le syndic d’immeuble peut représenter le syndicat des copropriétaires vis-à-vis des tiers. Du fait qu’il constitue le mandataire de la copropriété, il a la possibilité de passer les contrats en son nom et pour son compte.

En justice, le syndic est aussi compétent pour servir de représentant à la copropriété. En cas d’attaque ou d’action en référé, aucune autorisation n’est nécessaire pour la défense de la copropriété. Seulement, en dehors de ces deux cas, le syndic doit obligatoirement demander une autorisation préalable de l’assemblée générale à la majorité simple pour agir en justice au nom de la copropriété.

 

La responsabilité du syndic : exigence requise pour définir toutes les missions

 

La responsabilité du syndic peut être engagée lorsqu’il commet des fautes dans l’exercice de sa mission et qu’il en résulte un préjudice pour la copropriété.

Dans un premier temps, sa responsabilité peut être engagée à l’égard du syndicat des copropriétaires. Par exemple, il prend une décision sans demander l’avis de l’assemblée générale. Dans un deuxième temps, la responsabilité du syndic peut être engagée vis-à-vis des copropriétaires.

Par exemple, un copropriétaire subit un trouble de jouissance de ces parties privatives à cause de l’inexécution de certains travaux par le syndic.

Enfin, lorsque des tiers, c’est-à-dire non copropriétaires, subissent un préjudice en raison de fautes commises par le syndic dans l’exercice de sa fonction, c’est plutôt la responsabilité des copropriétaires qui est engagée.

Comme exemple, un visiteur s’est blessé en tombant dans l’escalier à cause de la négligence du syndic qui n’a pas su réparer à temps l’escalier. Dans ce cas de figure, le syndicat des copropriétaires peut toutefois se retourner contre son syndic.

Pour conclure, le syndic d’immeuble a de nombreuses tâches et missions. Elles concernent notamment la gestion administrative de l’immeuble, la gestion financière de la copropriété, l’entretien de l’immeuble, la gestion du personnel de la copropriété et la représentation du syndicat des copropriétaires.