Pour combien de temps doit-on garder les papiers de syndic ?

Lorsque vous achetez un bien immobilier en France, vous devez signer des documents de copropriété avec les autres propriétaires. Ces documents sont importants car ils indiquent le pourcentage de la propriété que chaque personne possède et le montant qu’elle a payé pour l’acquérir.

La loi française stipule que ces documents doivent être conservés pendant au moins 10 ans, mais c’est au syndic (la personne qui gère ou supervise tous les aspects de ce type de communauté) de le déterminer.

 

Qu’est-ce qu’un syndic et que fait-il ?

 

Un fiduciaire est une personne que vous choisissez pour s’occuper de vos biens. En général, le syndic ne peut pas entrer dans la propriété sans la permission du propriétaire de celle-ci. Au cours de son mandat, le syndic de copropriété peut :

 

• réparer et entretenir l’immeuble ;
• payer les factures ;
• gérer les locataires ;
• etc.

 

Le syndic peut même expulser des locataires pour vous. C’est le syndic qui gère votre bien et non l’inverse. Il est important de rappeler qu’en tant que copropriétaire et/ou propriétaire, ces responsabilités doivent être de votre ressort : c’est à vous et à vous seul de veiller à l’entretien et au bon fonctionnement de votre logement. Votre syndic ne peut pas faire quoi que ce soit pour vous, sauf avec votre permission.

La fiducie n’est valable que si le fiduciaire est autorisé par toutes les personnes qui possèdent des parts dans la copropriété. Si un ancien propriétaire ne donne pas son autorisation, le fiduciaire ne peut pas gérer les factures et percevoir le loyer des locataires au nom de cette personne.

Il en va de même pour un locataire : un locataire ne peut être expulsé ou voir son bail résilié sans le consentement des autres propriétaires/copropriétaires.

 

Connaître ses responsabilités de propriétaire

 

En tant que propriétaire, vous devez informer votre syndic de tout changement dans les informations fournies lors de l’achat (votre nom ou votre adresse). Vous devez également l’informer lorsque vous vendez votre propriété, car il s’agit d’un acte de vente. Si vous ne le faites pas, le nouveau propriétaire pourrait être responsable de vos frais.

 

Connaissez vos responsabilités en tant que locataire

 

Lorsque vous devenez copropriétaire, vous devenez automatiquement locataire du même bien. Votre droit de rester dépend du type de bail et de ses conditions : il peut s’agir d’un bail à durée indéterminée ou d’un bail renouvelable (généralement de 3 ans).

Si possible, assurez-vous d’obtenir la confirmation écrite de votre syndic que vos droits ne changeront pas en cas de changement de propriétaire et/ou de ventes futures.

Obtenez tous les accords par écrit et posez des questions si quelque chose n’est pas clair concernant les responsabilités qui vous reviennent et celles qui reviennent aux autres personnes qui détiennent des parts dans la copropriété.

 

Les syndics ont besoin d’autorisations

 

En tant que propriétaire, vous avez le droit de voir tous vos documents. Vous pouvez demander à votre syndic de vous montrer ces documents à tout moment, à moins qu’une ordonnance du tribunal ne l’interdise.

Il ne s’agit pas d’une obligation pour les syndics : ils ne sont pas tenus par la loi de laisser quiconque consulter ou faire des copies de leurs documents de copropriété.

 

Conservez vos documents dans un endroit sûr

 

Même si vous n’en avez pas besoin aujourd’hui, vous en aurez besoin à l’avenir. Essayez de tout garder ensemble et organisé jusqu’à la fin de la période où ils doivent être conservés – 10 ans après la vente ou 10 ans après la fin de la période d’hypothèque ou de prêt, selon la première éventualité.

Si cette période est écoulée et que vous n’avez plus besoin des obligations (du moins à des fins fiscales), demandez à votre administrateur de biens de les conserver pour vous. Mais n’oubliez pas : ce n’est pas une obligation, et le gestionnaire immobilier ne peut être tenu pour responsable en cas de perte de ces documents.

 

Combien de temps devez-vous conserver vos documents de copropriété en France ?

 

La loi stipule que les documents de copropriété doivent être conservés pendant au moins 10 ans, mais c’est au syndic de déterminer la durée de conservation de ces documents.

Plus ces documents seront organisés et bien conservés, plus ils auront de chances d’être conservés le plus longtemps possible, au lieu de les laisser quelque part et d’oublier où ils étaient ou, au pire, de les perdre complètement !

Ainsi, il peut être judicieux de vous demander si vous aurez un jour besoin de certaines informations contenues dans d’anciens documents juridiques.

Ces documents doivent être conservés dans un endroit sûr, comme une copie des règlements, des actes de propriété et des reçus des dépenses d’entretien. Dans certains cas, il peut être conseillé de les détruire s’ils sont obsolètes ou si vous n’en avez plus besoin.

 

Les documents de copropriété en France peuvent aider à résoudre les litiges entre copropriétaires

 

Si vous avez un désaccord avec un autre copropriétaire, les documents seront une source d’information utile. Par exemple, si l’arbre d’un voisin menace votre propriété ou votre balcon pendant les tempêtes, la consultation du dossier sur les arbres peut vous permettre de découvrir qu’il existe des règles concernant la hauteur des arbres sur votre propriété ou leur proximité avec les bâtiments voisins. Selon la loi, ces règles doivent également figurer dans la liste des règlements annexée à l’acte de propriété de chaque lot.

 

Ne les jetez pas simplement à la poubelle !

 

N’essayez pas de vous débarrasser de vos documents de copropriété d’une manière qui pourrait entraîner leur perte. En effet, ces documents doivent être conservés pendant 10 ans à partir de leur création et vous devez utiliser des sacs spéciaux afin de ne pas les endommager pendant cette période.

 

Les documents de copropriété peuvent aider à régler les problèmes en cas de changement de propriétaire

 

Lors de la vente d’un bien immobilier, il est recommandé que tous les copropriétaires se réunissent avec les nouveaux propriétaires et leur expliquent le fonctionnement de l’association de copropriétaires : qui a accès à quelle clé et à quel endroit ? Des travaux ont-ils été effectués sur la copropriété et devant être approuvés par les autres copropriétaires de l’immeuble ?

S’il y a des problèmes, vous devez en informer vos futurs voisins le plus tôt possible afin qu’ils puissent demander à leur avocat de vérifier les documents de la copropriété avant de signer quoi que ce soit.